Kinek ajánljuk? Gyakran kérdezik tőlünk, többnyire miért nem jelenik meg az elkészített leiratokban megszólalók neve, illetve hogyan oldható meg, hogy a nagyobb viták is jobban érthetőek legyenek a hangfelvételeken. Ismerős kérdések? Nos, a helyzet közel sem annyira bonyolult, megoldhatatlan mint gondoljuk; rengeteg múlik a levezető elnök személyiségén. Egy határozott fellépésű, hasonló feladatokban tapasztalt és egyébként a lakóközösség számára ismeretlen, objektív személy könnyen meg tudja előzni a káoszt. Ezen felül megszólalások előtt mi azt szoktuk kérni, hogy egy vezetéknév hangozzon el a tökéletes beazonosíthatóság érdekében. Ezzel a két legnagyobb feladat abszolválásra is került. Gyakori probléma még a végeláthatatlan viták sora, amik rendkívül elnyújtják a közgyűlést, ezzel elvéve az időt a többi napirendi pontról. Ennek kezelésére is tökéletesen alkalmas egy agilis levezető elnök.
Hangfelvétel a közgyűlésen – Jogszerű? Gépelő Iroda lévén gyakran kérnek fel minket közgyűléseken szó szerinti jegyzőkönyv vezetésére. Szó szerinti jegyzőkönyv hangfelvétel alapján tud készülni utólagosan. Fontos megjegyezni; nem elegendő jóváhagyni a jegyzőkönyvvezető személyét, kifejezett felhatalmazás kell a közgyűléstől a hangfelvétel készítéséhez. Kiemelendő továbbá, hogy a közgyűlési határozat ellenére sem lehet rögzíteni annak a felszólalónak a hangját, aki ehhez nem járul hozzá. A hangfelvételt ilyen esetben le kell állítani, s a felszólalás után szabad újraindítani.
Hogyan ne rúgjunk öngólt?
A készített hangfelvétel kétélű penge; maradéktalanul alkalmas annak bizonyítására, hogy mi hangzott el, de ugyanígy alkalmas annak bizonyítására is, hogy mi nem hangzott el. Hangfelvétel készítésekor kiemelt figyelmet kell fordítani a Társasházi törvény rendelkezéseire, különösen a 39. §-ra, miszerint:
“39. § (1) A közgyűlésről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek tartalmaznia kell különösen:
a) a közgyűlést levezető elnök, a jegyzőkönyvvezető és a jegyzőkönyv hitelesítésére megválasztott két tulajdonostárs nevét;
b) azt, hogy a megjelent tulajdonostársak nevét, tulajdoni hányadát, továbbá a távol lévő tulajdonostárs által meghatalmazott személy nevét a jegyzőkönyvhöz mellékelt jelenléti ív tartalmazza;
c) a közgyűlés határozatképességének megállapítását;
d) a tárgyalt napirendek összefoglalását;
e) a közgyűlés által meghozott határozatokat szó szerint és a szavazás eredményére vonatkozó adatokat.
(2) A jegyzőkönyvet a közgyűlés levezető elnöke és a jegyzőkönyvvezető írja alá, és azt a közgyűlésen erre megválasztott két tulajdonostárs hitelesíti.
(3) A jegyzőkönyvbe bármely tulajdonostárs betekinthet, és arról – a másolási költség megfizetésével – másolatot kérhet.
(4) A közös képviselőnek vagy az intézőbizottság elnökének a közgyűlésen meghozott határozatokat a közgyűlés megtartásától számított nyolc napon belül a társasházban jól látható helyen ki kell függesztenie, továbbá ezzel egyidejűleg – ha a szervezeti-működési szabályzat ilyen kötelezettséget előír – azokról valamennyi tulajdonostársat írásban értesítenie kell.”
Mivel a jegyzőkönyv alapja a hangfelvétel, a fenti jogszabályi követelményeknek teljesülniük kell abban. Klasszikusan kimaradó mozzanatok a határozatképességre vonatkozó megállapítások, a határozatok szó szerinti elhangzása, a szavazási eredmények pontos rögzítése. Utóbbi esetben gyakran csak annyi hangzik el, hogy “389 tulajdoni hányad nem szavazat mellett a közgyűlés a határozatot elfogadta.” Ez semmiképpen sem megfelelő; hogyan szavazott a többi tulajdonostárs? Aki ott volt, annak egyértelmű. És vajon a bíróságnak egy jogvita esetén ugyanilyen egyértelmű? A bíróságnak csak és kizárólag a hangfelvétel fog a rendelkezésére állni, no meg a szó szerinti papíralapú jegyzőkönyv, ami pontosan tartalmazza a felvételen elhangzottakat. Ne rúgjunk öngólt azzal, hogy a levezető elnök tevékenysége nem felel meg a jogszabályi követelményeknek!
Amennyiben szeretnék a fenti feladatokat megfelelő tapasztalattal rendelkező cégre bízni, úgy állunk rendelkezésére. Budapesten a kiszállás ingyenes (az esetleges parkolási díj azonban a megrendelőt terheli), vidéken nettó 160,- HUF / km!
